就活で面接をお願いする時のメールの作成方法

この記事を読んでいるあなたは、

• 面接をお願いするときのマナーについて知りたい
• メールでのやり取りで気をつけるポイントは？
• 面接をお願いするメールの書き方がわからない

上記のように考えているかもしれません。

この記事では、そんなあなたに「メールで面接をお願いするときの基本マナーや例文、注意しておくこと」についてお伝えしていきます。

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メールで面接をお願いするときの基本マナー

メールで面接をお願いするときには、以下3つのマナーを守る必要があります。

• 24時間以内に返信する
• 内容は簡潔に伝える
• 返信時の「件名・本文」は残しておく

メール作成はビジネスマナーの基本中に基本です。

それぞれ詳しく紹介していくので、確認しておきましょう。

24時間以内に返信する

メールで面接をお願いするときの基本マナーその1は「24時間以内に返信する」です。

返信が早くてマイナスな印象を持つ人はいません。

「なるべく早く」ではなく「見たらすぐに」返信するクセを付けておくといいでしょう。

すぐに返信できない内容であれば「○月◯日までには返信します。」このような返信をしておくのがマナーです。

しかし担当者の勤務時間外に、メールを返信するのはやめておきましょう。

深夜にメールを返信すると「生活リズムが崩れているな」「深夜遅くに失礼だな」と感じる人もいます。

担当者の勤務時間内に返信できなかった場合は、翌日の午前中に返信すれば問題ありません。

内容は簡潔に伝える

メールで面接をお願いするときの基本マナーその2は「内容は簡潔に伝える」です。

面接のスケジュール調整を管理している人は、数十人の就活生とメールのやり取りをしています。

無駄な時間を使わせないために、メールの内容はできるだけ簡潔に伝えましょう。

宛名などの前書きは必要ですが、長すぎるあいさつ文は逆にマナー違反になってしまいます。

また、こちらからメールを送る場合は、見ただけで内容が伝わるような件名にしておきましょう。

「お世話になっております」や「先日はありがとうございました」など、あいさつやお礼は内容が伝わらないので、メールの文章中で伝えましょう。

返信時の「件名・本文」は残しておく

メールで面接をお願いするときの基本マナーその3は「返信時の件名と本文は残しておく」です。

件名を変えてしまうと、どのメールの返信なのか分からなくなり、管理の手間も増えるので残しておきましょう。

また、件名前の「Re」も削除しないのが正解です。

本文を残しておくのは、過去のやり取りをすぐに確認できるようにするためです。

過去のメールを探す手間を無くすために、全文引用して返信するようにしましょう。

面接のお願いメール例文

ここからは、面接のお願いメールを送るときの例文を紹介していきます。

• 企業から面接の候補日を提示された場合
• 就活生が面接の候補日を提示する場合
• 面接の日程を変更してもらう場合

上記3つのシュチュエーションを想定して例文を紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

企業から面接の候補日を提示された場合

件名：（企業からメールが送られてきた場合は、そのまま引用する）

株式会社○○
人事部　○○　○○様

いつもお世話になっております。
○○大学○○部の○○　○○と申します。

面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。
ご提示いただいた日程だと、次の時間で参加が可能です。

・○月○日13時〜16時
・○月○日9時〜14時
・○月○日終日

お忙しいところ大変恐縮ですが、日程調整のほど、よろしくお願いいたします。

———————
○○　○○（名前）
〒000‐0000
○○県○○市○○（自宅住所）
電話：
メールアドレス：
———————-

就活生が面接の候補日を提示する場合

件名：採用面接の希望日について／○○大学○○部〇〇（名前）

株式会社○○
人事部　○○　○○様

いつもお世話になっております。
○○大学○○部の○○　○○と申します。

書類選考通過のご連絡、誠にありがとうございます。
面接日の希望をお送りします。

・○月○日13時〜16時
・○月○日9時〜14時
・○月○日終日

上記日程であれば、お伺いすることが可能なので、ご調整いただけますと幸いです。

お忙しいところ大変恐縮ですが、日程調整のほど、よろしくお願いいたします。

———————
○○　○○（名前）
〒000‐0000
○○県○○市○○（自宅住所）
電話：
メールアドレス：
———————-

面接の日程を変更してもらう場合

件名：（企業からメールが送られてきた場合は、そのまま引用する）

株式会社○○
人事部　○○　○○様

いつもお世話になっております。
○○大学○○部の○○　○○と申します。

この度は面接のご案内、誠にありがとうございます。
大変申し訳ございませんが、ご提示いただいた日程での参加が難しいため、変更をお願いできないかと思い、連絡させていただきました。

変更希望日は以下の通りです。

・○月○日13時〜16時
・○月○日9時〜14時
・○月○日終日

お忙しいところ大変恐縮ですが、日程調整のほど、よろしくお願いいたします。

———————
○○　○○（名前）
〒000‐0000
○○県○○市○○（自宅住所）
電話：
メールアドレス：
———————-

面接のお願いメールで注意しておくこと

それでは最後に、面接のお願いメールを送るときに注意しておくべきことを紹介していきます。

面接が始まる前にマイナスイメージを持たれないように、以下の3つには注意しておきましょう。

• 敬語を正しく使う
• 文字の装飾はしない
• キラキラアドレスはNG！

それぞれ詳しく紹介していきます。

敬語を正しく使う

メールは文章として目に見える状態で残ってしまうので、話しているとき以上に正しい言葉遣いを心がけましょう。

• 文章は「御社」ではなく「貴社」
• 「了解しました」ではなく「承知しました」
• 「よろしかったでしょうか」ではなく「よろしいでしょうか」
• 「見ました」ではなく「拝見しました」

上記は、間違いやすい敬語の一例です。

メールを送る前にしっかりと確認して、誤字脱字がないかも確認しておきましょう。

文字の装飾はしない

読み手のことを考えて「太字」や「色文字」などの装飾をしたくなる気持ちも理解できますが、ビジネスメールにはふさわしくありません。

また、相手のメールソフトやブラウザの設定によって、文字化けしてしまう可能性もあります。

文字の大きさも統一して、1番シンプルな設定にしておきましょう。

キラキラアドレスはNG！

「キラキラアドレス」とは、好きなアーティストの名前や記号、顔文字が入っているメールアドレスのことです。

幼稚な印象を与えてしまうので、ビジネスシーンでの利用は控えた方がいいでしょう。

プライベートで利用しているアドレスとは別の、就活専用アドレスを作っておくことをオススメします。

まとめ：面接のお願いメールは「マナー」が重要！

今回は、就活で面接をお願いするときの基本マナーや例文、注意しておくことをお伝えしました。

日常生活では「たかがメール」かもしれませんが、ビジネスシーンでは、相手の印象を大きく左右する重要なスキルです。

メールの返信や書き方によっては、面接が始まる前から不採用が決まってしまうこともあるでしょう。

返信時間や誤字脱字のチェックなど、基本的なマナーを守っていれば問題ありません。

しっかりとマナーを守って、選考を有利に進めましょう。