この記事を読んでいるあなたは、
- 就活中に質問メールを送るのは失礼？
- 企業への質問メールの書き方が知りたい
- 質問メールは、どんなことに注意すればいいの？
上記のように考えているかもしれません。
この記事では、そんなあなたに「就活中の質問をする時のメールの書き方や注意点」までお伝えしていきます。
就活中のメールはマナーを見られている？
応募書類や選考について、はじめての就活であれば質問したいことがありますよね。
そんなときに「質問メールは失礼？」と不安になってしまう人もいるかもしれませんが、質問メールを送ること自体は問題ありません。
むしろ自発的に行動できる印象を与えれるので、疑問点があればメールで質問するべきでしょう。
しかし、質問メールはビジネスの基本です。
質問メールが送られてきた場合、担当者は基本的なビジネスマナーができているか確認しています。
友達に送るような感覚で質問メールを作成してしまうと、選考がはじまる前に大きなマイナスの評価を受けてしまうでしょう。
へりくだりすぎる必要はありませんが、時間を割いて回答してもらっていることを理解して、相手への配慮を忘れないことが大切です。
就活中の質問メール作成ガイド
企業に質問メールを送ることは悪いことではありませんが、マナーをわきまえたメールを作成する必要があります。
質問メールの作成手順を5つのステップに分けて紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
STEP.1 件名
件名はメールの内容を、シンプルにまとめましょう。
件名の例文
- 【○○大学 攻略太郎】面接日の服装について
- 〈ご質問〉説明会の準備物について【○○大学 就活はなこ】
件名は「学校名」「自分の名前」「質問の内容」この3つが、わからなければいけません。
件名をつけずに送ってしまうと迷惑メールを勘違いされてしまうこともあるので、必ず記載しておきましょう。
STEP.2 宛名・あいさつ文
ビジネスメールは、宛名とあいさつ文から書きはじめます。
友達に送るメールのように用件のみのメールは失礼にあたるので、注意しておきましょう。
相手が本当に自分に送られてきたメールなのかが、わかるように宛名も必要です。
担当者の名前がわかない場合は「新卒採用ご担当者様」のように、担当者宛てであることを記載すれば問題ありません。
宛名・あいさつ文の例文1
株式会社○◯
人事部
○○◇◇様
お世話になっております。
○○大学の△△と申します。
先日の説明会では、お世話になりました。お伺いしたいことがありましたので、ご連絡させていただきました。
宛名・あいさつ文の例文2
◇◇株式会社
新卒採用担当者様
初めまして。
◇◇大学〇〇学部の就活太郎と申します。
1次審査通過の連絡ありがとうございました。
次回の2次面接についてお伺いしたく、ご連絡させていただきました。
STEP.3 質問内容を簡潔にまとめる
要件は必ずシンプルにまとめて質問しましょう。
大手企業の担当者だと、数百人以上の就活生と連絡していることが考えられます。
余計な手間をできるだけ排除する配慮も社会人として必要なマナーです。
自分が困っていることや質問の経緯など「自分の情報」は、なるべく省略して「何が知りたいのか」を簡潔に伝えましょう。
無駄なやり取りにならないように「具体的な質問」をすることを、心がけておいた方がより好印象です。
抽象的な質問例
○○との記載がありますが、どのようにすればいいでしょうか？
具体的な質問例
◇◇いついて、○○とした方がよろしいでしょうか？
STEP.4 締めのあいさつ文・署名
質問メールに時間を割いてくれたことに対して、感謝の気持ちを締めのあいさつ文に入れましょう。
また、就活生には「署名」の必要性がわからない人も多いのではないでしょうか？
質問メールを送れば、もちろん企業は回答メールを返信してくれます。
その時に「何かあれば、こちらに連絡してください」と企業に伝えるために署名は必ず必要な項目です。
署名には
- 大学名
- 学部
- 名前
- 電話番号
- メールアドレス
上記、5つの項目を記載しておけば問題ありません。
STEP.5 誤字脱字のチェック
質問メールを送る前に誤字脱字のチェックをしておきましょう。
たった1文字の誤字脱字でも、文章の意味が変わってしまうこともあります。
担当者からの印象も下がってしまうので、質問メールを送信する前に誤字脱字がないか確認しておきましょう。
就活の質問メール注意点4つ
それでは最後に、質問メールの注意点を4つ紹介していきます。
質問メールを作成するときに押さえておいた方がいい注意ポイントは、以下の4つです。
- 「読みやすさ」を意識する
- 誤字脱字に気をつける
- 回答メールには必ず返信する
- シンプルなメールアドレスを使う
それぞれ詳しく解説していきます。
「読みやすさ」を意識する
質問メールの注意点1つ目は、「読みやすさ」を意識することです。
担当者は毎日たくさんのメールを確認していることがあります。
不要な長文メールは相手に負担をかけることになるため、読みやすくて簡潔なメール作成を心がけましょう。
文章だけでなく、改行や段落わけを使うなど、読んでくれる人への配慮を忘れてはいけません。
誤字脱字に気をつける
質問メールの注意点2つ目は、誤字脱字に気をつけることです。
敬語の間違いや誤字脱字があると「ケアレスミスが多い」「丁寧な対応ができていない」など、マイナスな印象に直結するでしょう。
質問メールのやり取りで、あまりにも誤字脱字が多いと、選考がはじまる前に落とされることもあります。
敬語の表現で迷ったときなどは、自分だけで考えずに保護者や先輩に確認してもらった方が確実でしょう。
回答メールには必ず返信する
質問メールの注意点3つ目は、回答メールには必ず返信することです。
担当者から回答メールが届いたら、お礼の返信メールを送りましょう。
感謝の気持ちを丁寧に伝えることが大切です。
メールの担当者は説明会や選考の過程で窓口対応をしていることが多いので、実際に顔を合わせる可能性もあります。
今後も関係性が続くかもしれないので、返信しておいた方がいいでしょう。
シンプルなメールアドレスを使う
質問メールの注意点4つ目は、シンプルなメールアドレスを使うことです。
ビジネスで使うメールアドレスは本人の名前を使うなど、シンプルなものを選びましょう。
奇抜なメールアドレスは悪目立ちしてしまいます。
メールアドレスで個性をアピールするメリットはありません。
メールの管理も楽になるので、就活専用のシンプルなメールアドレスを取得しておいた方がいいでしょう。
まとめ：メールはシンプルに、相手の「読みやすさ」を意識しよう
今回は就活中の質問をする時のメールの書き方や注意点をお伝えしました。
正しいメールの作法はビジネスの基本中の基本です。
いきなり完璧なメールの作法を身につけることは難しいので、まずは「相手への配慮」を意識してメールを作成するクセをつけましょう。
社会人になってからも必要になる能力なので、今のうちから勉強しておいて損はありません。
また、企業とのやり取りはメールだけでなく言葉遣いにも十分に注意しておきましょう。