この記事を読んでいるあなたは、
- 面接をお願いするときのマナーについて知りたい
- メールでのやり取りで気をつけるポイントは？
- 面接をお願いするメールの書き方がわからない
上記のように考えているかもしれません。
この記事では、そんなあなたに「メールで面接をお願いするときの基本マナーや例文、注意しておくこと」についてお伝えしていきます。
メールで面接をお願いするときの基本マナー
メールで面接をお願いするときには、以下3つのマナーを守る必要があります。
- 24時間以内に返信する
- 内容は簡潔に伝える
- 返信時の「件名・本文」は残しておく
メール作成はビジネスマナーの基本中に基本です。
それぞれ詳しく紹介していくので、確認しておきましょう。
24時間以内に返信する
メールで面接をお願いするときの基本マナーその1は「24時間以内に返信する」です。
返信が早くてマイナスな印象を持つ人はいません。
「なるべく早く」ではなく「見たらすぐに」返信するクセを付けておくといいでしょう。
すぐに返信できない内容であれば「○月◯日までには返信します。」このような返信をしておくのがマナーです。
しかし担当者の勤務時間外に、メールを返信するのはやめておきましょう。
深夜にメールを返信すると「生活リズムが崩れているな」「深夜遅くに失礼だな」と感じる人もいます。
担当者の勤務時間内に返信できなかった場合は、翌日の午前中に返信すれば問題ありません。
内容は簡潔に伝える
メールで面接をお願いするときの基本マナーその2は「内容は簡潔に伝える」です。
面接のスケジュール調整を管理している人は、数十人の就活生とメールのやり取りをしています。
無駄な時間を使わせないために、メールの内容はできるだけ簡潔に伝えましょう。
宛名などの前書きは必要ですが、長すぎるあいさつ文は逆にマナー違反になってしまいます。
また、こちらからメールを送る場合は、見ただけで内容が伝わるような件名にしておきましょう。
「お世話になっております」や「先日はありがとうございました」など、あいさつやお礼は内容が伝わらないので、メールの文章中で伝えましょう。
返信時の「件名・本文」は残しておく
メールで面接をお願いするときの基本マナーその3は「返信時の件名と本文は残しておく」です。
件名を変えてしまうと、どのメールの返信なのか分からなくなり、管理の手間も増えるので残しておきましょう。
また、件名前の「Re」も削除しないのが正解です。
本文を残しておくのは、過去のやり取りをすぐに確認できるようにするためです。
過去のメールを探す手間を無くすために、全文引用して返信するようにしましょう。
面接のお願いメール例文
ここからは、面接のお願いメールを送るときの例文を紹介していきます。
- 企業から面接の候補日を提示された場合
- 就活生が面接の候補日を提示する場合
- 面接の日程を変更してもらう場合
上記3つのシュチュエーションを想定して例文を紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
企業から面接の候補日を提示された場合
件名：（企業からメールが送られてきた場合は、そのまま引用する）
株式会社○○
人事部 ○○ ○○様
いつもお世話になっております。
○○大学○○部の○○ ○○と申します。
面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。
ご提示いただいた日程だと、次の時間で参加が可能です。
・○月○日13時〜16時
・○月○日9時〜14時
・○月○日終日
お忙しいところ大変恐縮ですが、日程調整のほど、よろしくお願いいたします。
———————
○○ ○○（名前）
〒000‐0000
○○県○○市○○（自宅住所）
電話：
メールアドレス：
———————-
就活生が面接の候補日を提示する場合
件名：採用面接の希望日について／○○大学○○部〇〇（名前）
株式会社○○
人事部 ○○ ○○様
いつもお世話になっております。
○○大学○○部の○○ ○○と申します。
書類選考通過のご連絡、誠にありがとうございます。
面接日の希望をお送りします。
・○月○日13時〜16時
・○月○日9時〜14時
・○月○日終日
上記日程であれば、お伺いすることが可能なので、ご調整いただけますと幸いです。
お忙しいところ大変恐縮ですが、日程調整のほど、よろしくお願いいたします。
———————
○○ ○○（名前）
〒000‐0000
○○県○○市○○（自宅住所）
電話：
メールアドレス：
———————-
面接の日程を変更してもらう場合
件名：（企業からメールが送られてきた場合は、そのまま引用する）
株式会社○○
人事部 ○○ ○○様
いつもお世話になっております。
○○大学○○部の○○ ○○と申します。
この度は面接のご案内、誠にありがとうございます。
大変申し訳ございませんが、ご提示いただいた日程での参加が難しいため、変更をお願いできないかと思い、連絡させていただきました。
変更希望日は以下の通りです。
・○月○日13時〜16時
・○月○日9時〜14時
・○月○日終日
お忙しいところ大変恐縮ですが、日程調整のほど、よろしくお願いいたします。
———————
○○ ○○（名前）
〒000‐0000
○○県○○市○○（自宅住所）
電話：
メールアドレス：
———————-
面接のお願いメールで注意しておくこと
それでは最後に、面接のお願いメールを送るときに注意しておくべきことを紹介していきます。
面接が始まる前にマイナスイメージを持たれないように、以下の3つには注意しておきましょう。
- 敬語を正しく使う
- 文字の装飾はしない
- キラキラアドレスはNG！
それぞれ詳しく紹介していきます。
敬語を正しく使う
メールは文章として目に見える状態で残ってしまうので、話しているとき以上に正しい言葉遣いを心がけましょう。
- 文章は「御社」ではなく「貴社」
- 「了解しました」ではなく「承知しました」
- 「よろしかったでしょうか」ではなく「よろしいでしょうか」
- 「見ました」ではなく「拝見しました」
上記は、間違いやすい敬語の一例です。
メールを送る前にしっかりと確認して、誤字脱字がないかも確認しておきましょう。
文字の装飾はしない
読み手のことを考えて「太字」や「色文字」などの装飾をしたくなる気持ちも理解できますが、ビジネスメールにはふさわしくありません。
また、相手のメールソフトやブラウザの設定によって、文字化けしてしまう可能性もあります。
文字の大きさも統一して、1番シンプルな設定にしておきましょう。
キラキラアドレスはNG！
「キラキラアドレス」とは、好きなアーティストの名前や記号、顔文字が入っているメールアドレスのことです。
幼稚な印象を与えてしまうので、ビジネスシーンでの利用は控えた方がいいでしょう。
プライベートで利用しているアドレスとは別の、就活専用アドレスを作っておくことをオススメします。
まとめ：面接のお願いメールは「マナー」が重要！
今回は、就活で面接をお願いするときの基本マナーや例文、注意しておくことをお伝えしました。
日常生活では「たかがメール」かもしれませんが、ビジネスシーンでは、相手の印象を大きく左右する重要なスキルです。
メールの返信や書き方によっては、面接が始まる前から不採用が決まってしまうこともあるでしょう。
返信時間や誤字脱字のチェックなど、基本的なマナーを守っていれば問題ありません。
しっかりとマナーを守って、選考を有利に進めましょう。